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老树临风

昨夜西风雕碧树,独上高楼,月如钩

 
 
 

日志

 
 

提高工作效率  

2012-03-31 15:40:34|  分类: 讲话演说 |  标签: |举报 |字号 订阅

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关于提高工作效率,分三个方面来讲,第一个方面讲关于这个问题的提出,就是为什么要讲这个问题,概括起来是因为工作效率不高,关于工作效率不高有种种表现。

第一种表现是任务不能如期完成。具体表现为办事拖拖拉拉,既有团队的表现,也有个人的表现。在团队的表现上,有集团层面的表现,也有各个中心和各班组的表现,有些事情上级领导安排了,也有时间的要求,要求集团按时完成,但是我们没有完成。关于各中心,我平时安排工作,限定一个时间,经常出现的是规定的时间到了,工作还没有完成,比如外聘工工资的报送,我们有明确的时间要求,每个月总有部门不能如期报上来。关于个人的,领导安排了、会议决定了,有些同志做完了,有些同志没做完,没做完的总是强调各种理由,更有甚者,说一声忘了就把领导打发了。

第二种表现是事务处理不够及时。有些事情虽然没有明确的时效要求,但时间要求更紧,但还是出现了今天要完成的任务明天后天才能完成,没有抓住有效的工作时间,成天在加班,但是出工不出活,甚至耽误了时机。要追究原因,可能有工作分配不合理的原因,或者人手不够或者其他原因。

上面的两种表现,影响了集团的整体效率,就会对外界形成不好的印象,认为集团办事拖拖拉拉。

第三种表现,单位时间内完成不了额定的任务,或者完成任务质量不符合要求。我们有些工种或者事情,是讲究定额的,比如工作检查或者出勤,既有量的要求,也有质的要求。有人连量的要求都打不到,基本的上班时间都保证不了,或者上班了,检查了,但常常走形式。

第四种表现是极端的表现,具体表现为对会议决定的事情、对领导安排的事情、对集体决策的事情抱不执行的态度,这严格来说不是工作效率不高的表现,而是不负责任,消极对抗,不能履职的表现。

第二方面关于工作效率不高的原因分析,我归纳了九个原因。

一是机制原因,具体表现为多头请示,议而不决,怕担责任,程序复杂繁多,多头请示在各部门表现都有,说到请示,我一直讲要逐级请示,比如某个中心同时既向副总请示,也向我请示,副总和我在这个问题上认识可能有不一致,就出现了问题,正确的程序是主任向副总请示,副总向我汇报并请示。议而不决主要表现在集团的决策层面上,有些事情老是决不了,或者决了,执行起来不得力。从主观上表现为怕担责任,对于自己能够决策的不决策,往上推,导致事情办起来很慢。关于程序复杂繁多,必要的程序是必要的,但有些事情能够简化的可以简化,打个电话能解决的问题就不要书面请示。

二是团队摩擦。表现为人心不齐,有意制肘,互相难为,影响了工作效率。一个任务安排到某中心,也许主任协调不到位,也许同事之间有看法,有猜疑,甚至恶意制肘。

三是缺乏统一号令。对决策了的事情发表不负责任的意见,消极抵抗,不执行或者消极执行。大家对某个问题有不一致的看法是正常的,但作为集体讲,决策了的事情可以保留不同意见,但必须执行。在实际操作中,出现了一些不负责任的言论,干部的言论会影响到团队的士气,干部的言论是干部的思想的表现,这种表现传到下级,会出现对有些事情的执行不力。

四是一只手指弹钢琴,不能有效地协调。很多事情是要大家共同来完成的,不论哪一级的干部都存在协调问题,协调人,协调资源。有些是内部协调,有些还需和外部协调。集团和各中心在外部协调的范围不一样,区域不一样。因协调能力、方式有缺陷,协调对象不同等原因导致许多事情搁置起来执行不下去。

五是人手不够和人浮于事。人手不够导致的效率不高是一种客观存在,不议,问题在于人浮于事所造成的苦乐不均,心里不平衡甚至人为纠纷,无事生非也影响了团队的效率。

六是个人素质原因,具体表现为性格原因,有些人办事风风火火、雷厉风行,有些人办事拖拖拉拉,性格很慢。除了性格,还有能力,有些人办事强能力,有些人能力弱,比如写一篇稿子,有些人半个小时能写好,有些人得写两天。同时能力问题和熟练度紧密结合在一起,人各有所长,有些人在做某件事情熟练度很高,有些人就比较低,因为熟练度的不同也影响到工作效率。

七是基础工作不扎实,缺乏基础资料,导致一些事情做起来很慢,工作中经常遇到这种情况。举个例子,比如问某个中心主任有多少人,有的人,一下子说的很清楚,还有另一种人问他中心多少人,才开始算,这叫基础工作不扎实,基础资料不完善。集团各中心涉及到很多核算问题,尤其是运行上的一些数字问题,我主张大家把一些重要数据牢牢记在心里,任何领导问,都能一口清。

八是胡子眉毛一把抓,不分轻重缓急。我们面前堆了很多工作,这些工作是有轻重缓急的,但是有些同志喜欢按照事情的先来后到办,或者这个事情办了两下,那个事情办了两下,都没办成。

九是表现在领导层面,就是过去反复讲的接受反授权。有些同志喜欢给领导反授权,正常程序是上级给下级授权,下级在没有特殊情况下就去办。出现的问题是下级因为各种原因,怕担责任,嫌麻烦的原因或不愿意干的原因,把事情又推到了领导面前。最为糟糕的是,领导往往在不知不觉中接受了反授权,领导做了自己不该做的事情,当然忙,当然效率不高。

第三方面关于如何提高工作效率。

一是对事情要有排序与统筹。理一下,今天的工作哪些是重要的,要放在第一时间去做,哪些是不急的,可以放一放,不要胡子眉毛一把抓。所有的事情都是急和不急的、重要的和不重要的排列组合,急而且重要的要最先去办,重要但不急可以推后一下。掌握了轻重缓急,就会对事情有一个排序。同样的事,还要合理统筹时间,反映在工作中,在办一件事的间隙和等待过程中可以办另一件事情,既疏导了事情又不至于使时间浪费。经常出现去等人,等着开会,等着办一件事,这个间隙也可以办一些小事。

二是自加压力。把自己今天要办的事情排序,然后就应该给自己提要求,这些事情可能是领导安排的,也可能是自己安排的,在某个时间段内应该把事情处理完,今天处理不完就要加班,我一般不主张加班。有些人缺乏处理事情的紧迫感,有些事情拖拖拉拉到最后还得完成。

三是养成习惯。主要强调养成一种高效率的工作习惯,就算工作不多,平时养成快速做完一件事情,再停下来休息一下,而不要慢慢的做。如果是工作统筹能力不足,需要从以下几个方面着手,先把已经确定时间的任务罗列出来,并根据已确定时间间隔安排其他工作;逐步培养自己的日程安排能力,根据自己的喜好,将相应的任务安排在合适的时间段里;相似的工作排在一起,尽量减少思维上的变化;工作不要排的太满,始终给自己保留一定的弹性时间,用来应急和处理突发事件。

四是学习提高。对于能力不足的,确实需要学习和提高。如果是工作熟练度不高,那应该及早确立自己的目标,将自己在某几个方面的能力迅速提高,使得自己在该方面的实务能力提高到最大,以节约时间。

五是遵循程序与紧急事件处理。后勤的很多事情时效性很强,比如假期维修,有些事情很急,材料不够先去买,然后再给领导报告。如果事情不紧急,还是要按照正常的程序报批和购买。不能因为遵循程序和规矩而耽误了事情,也不能因为只追求效率忽视了必要的程序。

六是不做和少做不应该自己做的事情。接受反授权就是这个意思。有些事不该你做的就让该做的人去做,对于每一个人来讲,工作效率就提高了。

七是担当起自己应当担当的事情。敢于负责,有些事情无需当场请示可以先做,做了之后再通报情况。有些事情需要当场口头请示就可以了,而不必要通过繁冗的书面程序。

这几种办法,应该还有其他的办法,对大家提高工作效率有好处。我讲的这几种办法不一定对每个人都有用,但每个人都应该根据自己的实际来提高工作效率。

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