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老树临风

昨夜西风雕碧树,独上高楼,月如钩

 
 
 

日志

 
 

对高校后勤中层干部执行力的几点思考  

2010-01-06 23:25:44|  分类: 管理理论 |  标签: |举报 |字号 订阅

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                                                    浙江传媒学院后勤发展总公司   宋冬冬

 

摘  要:高校后勤中层干部在后勤管理何服务中既是执行者又是决策者,在其中不仅要做好桥梁纽带作用,更要为如何执行和执行质量负责。制定的战略决策,由中层干部去负责执行,中层干部执行力的强弱,很大程度上反映了一个后勤企业的绩效管理水平,可见提高中层干部的执行力是非常重要的。笔者主要从什么是中层的执行力、目前中层干部在执行力上存在的问题和如何提高中层执行力等方面谈了自己的看法。

关键词:后勤中层;执行力;做法

  

  执行力是管理学中经常阐述的一个问题,是企业的系统工程,所谓执行力,指的是贯彻战略意图,完成预定目标的操作能力。它是单位竞争力的核心,是把单位战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力是一个系统、组织和团队。一个单位是一个组织,一个完整的肌体,单位的执行力也应该是一个系统、组织和团队的执行力。执行力是单位管理成败的关键。只要有好的管理模式、管理制度,好的带头人,充分调动全体员工的积极性,管理执行力就一定会得到最大的发挥,就一定能实现我们的服务目标。而中层干部作为单位的中间力量,在执行力执行上就更加举足轻重了。只有中层干部正确的执行才能让战略落地,只有准确的执行才能让策略落实,只有严格的执行才能让组织运行,只有尊重执行才能让文化扎根。学院后勤能否持续快速发展,不断提高自己的服务质量和保障能力,关键的因素在于是否拥有一批懂经营、会管理、善沟通、踏实、公道、廉洁勤政、求真务实的中层干部。

 

一、高校后勤中层干部的角色定位

   高校后勤中处在各层级的成员都有着不同的主体责任,不同层次的管理者,在组织运行中扮演着不同的角色。高层管理者主要是掌握政策、把握方向、构筑愿景、策划战略、制定方案、组织执行。生产班组作为基层服务层则主要是组织团队成员积极配合,认真履行职责,努力实现目标的满意度。而作为高校后勤中坚力量的中层干部则应主动承担实践后勤决策、目标落实、战略执行,以及任务分解、基层管理和与决策层的协调沟通的职能,中层干部在整个执行力系统中主要扮演辅导员、协调员、裁判员、创意者等角色。中层干部既是执行者又是决策者,他们的作用发挥得好,就是基层与高层之间的桥梁、纽带;发挥得不好,就是基层与高层之间的一堵墙。

 

二、高校后勤中层干部在执行力上存在的问题

  (一)思想上重视程度不够。计划经济时代留下的思想阴影仍然存在,他们认为执行属于细节事务的层次,执行力主要体现在基层工作者。他们乐于布置任务,做决定,不重视过程管理与指导,也不去分析布置的工作能否完成,或高质量的完成,还是从事着简单的计划工作,造成执行力下降。

  (二)学识和管理学理论的不系统,凭经验办事制约着执行力的提高。目前高校后勤的管理者,有的一贯按照自己的经验处理工作事务,缺少一定的管理学理论去指导工作,在具体的工作中,将战略、计划、方案在执行的过程当中,标准渐渐降低和衰减,甚至完全走样,越到后面离原定的标准越远;或者有的部门甚至没有制定自己的策略、计划和措施,只是停留在口头上,制约着执行力。

(三)只有计划,不抓落实,影响工作效率。后勤工作多数都是些务实的工作,要在工作效率的基础上去体现效果,有时在工作速度上,计划、方案执行得不坚决,经常延误,有些工作甚至不了了之,严重影响了执行速度。

(四)在力度上,计划、方案在执行过程中,虎头蛇尾,没有成效。有些工作在会议汇报上是一套一套的,考虑的也挺细,风声很大,但是在执行起来,效果就两样了,甚至出现最后“报告打给谁谁都不承认”的局面。

  造成这些问题往往是因为想当然地认为执行力不强是下属没有按照自己的意志去落实。实际上,管理者制定目标和策略后更需要参与执行,只有在执行中才能准确及时发现目标是否可以实现,并及时根据执行的情况调整策略,这样的策略才可以有效达成目标。同时,在企业管理中,一项决策的完成,必须经过PDCA循环,有计划、有实施,还要有检查和修正,在整个过程中,员工主要是实施,而管理者无论是从服务角度还是从管理角度都要关注全过程,在执行的过程中,后勤中层干部的作用更大,对中层干部的要求也更高。中层干部必须做到:不仅要告诉全体员工完成某项任务的标准和时间,还要在执行过程中进行检查和协助,保证有最合适的员工去完成该项任务。

 

  三、高校后勤中层干部何提高执行力

要提高后勤中层干部的执行力,一方面要有一个良好的整体素养,做好以身作责,,并将敬业重德、主动积极、细节完美、做事到位、不讲接口、立即就办等成为后勤中层干部的作风和习惯。另一方面公平、公正、顾全大局和全心全意为员工服务的理念。具体来讲:

(一)提高素养,关注细节是提高执行力的基础

每一位中层干部都应该不断提高自身的素养,不断从自身角度去考虑工作问题,其一,追求团队成功,团队的成功才是真正意义上的成功。其二,指令明确——指令是否明确也是当中层干部最重要的功夫之一。有歧义或自己想当然的认为下属已理解,后果是严重的。 其三,关注细节,身体力行,跟进、再跟进——管理一定不能将管理的问题形而上学,过程、细节一定要关注、要督促、去指导。其四,有坚韧的情感强度——首先是“有性格”的人,总是坚决拥护某种事物——一种价值、一个理想、一项事业,另一方面,表现在有韧性上。认准的事,无论遇到多大的困难,都能忍受压力、自我调节、自我激励。其五,掌握节奏,必要的时候善于转大弯——执行力要求行动迅捷、简洁明快。因为形势在瞬息万变,速度常常决定成败。但是,该快的时候要“动如脱兔”,该慢的时候要“静若处子”。

(二)正确接收和执行高层指令是提高执行力的保证

高校后勤虽然是学校的一个部门,但是在高校后勤社会化改革以后,全省高校的后勤部门都按照一个模式在运行,那就是企业化管理,做为一个企业要提高中层的执行力就涉及中层如何接收和执行后勤高层的指令问题。现就用著名管理学家余世维关于《中层危机》讲座的内容来谈论这方面的问题。

1、中层要正确接受高层指令

⑴后勤领导给中层传达指令,有时会传达的很含糊,中层要特别注意。领导讲话后,中层就应该重复一遍,避免不必要的误解。⑵后勤领导说话,中层尽可能让他们考虑可操作性。这叫指令接收报告,后勤领导传达指令给中层干部时,中层必须要让领导了解这个指令所需的资源、支持和执行时间。资源包括人力、物力和财力,支持是政策支持和后勤保障等。所以领导布置一个任务,中层就要把所了解的任务的正确性写出来,把这个任务的可行性、成功几率分析出来等。⑶克服做事之前喜欢拍胸脯的坏习惯。现实当中,我们的后勤人也有这样的例子,事情开始做之前喜欢拍胸脯,说没问题,往往问题就出在后面。老外这点和我们就有很大的不同,他们喜欢把话先说清楚,小心求证,前面推进视乎慢点,后面就比我们快多了。

2、中层怎样执行领导指令

⑴中层要学好跟踪和反问。中层将指令布置下去后,要反问下属,因为他们往往听了一半,对问题理解不准确,或者对问题的顺序理解不到位。这个时候就需要我们中层干部主动去问。我们中层干部必须要将反问当做一个习惯来养成。⑵中层与基层讨论问题时学好用脑力激荡法。用脑力激荡法要注意三条原则:任何人都可以发言;任何人的想法都不可以打断或者批评;要不脑力激荡的成果整理出来。演播大楼的卫生怎么搞,该楼清卫员最清楚,可是后勤领导永远不会去问清卫员。

3、中层要学好用权利

中层在管理一个部门时,要弄清自己有那些权利,一般来说中层权利分为三种,第一种叫完全自主,不要向领导报告,可以自己决定;第二种叫有限自主,告知高层领导后,自己可以操作;第三种叫不能自主,没有许可绝对不能做。哪么中层干部只有弄清自己的定位后,我们的执行力才会提高,否则就是徒劳。

(三),将目标、规章和人力完美组合是提高执行力的保障

要设立清晰的目标和实现目标的进度表:这个目标一定要可衡量、可检查,不能模棱两可。再者,目标一旦确定,一定要层层分解落实。修改和完善规章制度,搭建好组织结构:企业做大之后,只能通过规则来约束,规则是一个组织执行力的保障。“PDCA循环”说的就是制度制订与执行、检查和绩效四者间的互动关系。 找到合适的人,并发挥其潜能:执行的首要问题实际上是人的问题,因为最终是人在执行企业的策略,并反馈企业的文化。柯林斯在《从优秀到卓越》中特别提到要找“训练有素”的人,要将合适的人请上车,不合适的人请下车。

   (四)营造企业执行文化,是提高执行力的润滑剂

要从以下几方面入手建立执行文化:其一,讲求速度:崇尚行动,雷厉风行,允许小的失误; 其二,团队协作:沟通直接,拒绝繁琐,各司其职,分工合作;其三,责任导向:提倡“领导问责”,出了问题要找出其原因并分清主要责任,只有这样才能更好地树立起责任心;其四,绩效导向:拒绝无作为,关注结果,赏罚分明;其五,继承文化:对企业中优秀的传统、规章及成果要注意继承,继承基础上的革新才会事半功倍;其六,用人文化:文化始于招聘。人才引进要严把关,力争将不认同企业文化的人挡在门外;最后,要营造爱心文化:相互尊重、相互鼓励、乐于分享、共同成长。

    倡导“真诚·沟通”的企业文化,发挥合力:一项调查表明,企业内存在的问题有70%是由于沟通不力造成的,而70%的问题也可以由沟通得到解决。我们每个人都应该从自己做起,看到别人的优点,接纳或善意提醒别人的不足,相互尊重、相互激励。

    倡导“细节决定成败”的企业文化,关注细节,跟进、再跟进:制定战略时,我们更多是发挥“最长的指头”的优势,而在具体的执行过程中,我们就要切实解决好“木桶效应”的问题。执行力在很大程度上就是认真、再认真;跟进、再跟进。

 

四、强化高校后勤中层的执行力建设

  中层干部自身的特殊性决定了建设企业执行力的关键在于塑造中层干部的人格魅力和执行力。

  (一)中层干部要重视塑造人格魅力

  “小胜靠智,大胜用德”,中层干部要从提高自身素质入手,不断塑造个人人格魅力和威信,全心全意投入到工作中,发挥好承上起下的作用。

  1、要在职工中树立自身良好的形象。中层干部必须具有感召力,有良好的品德和形象,使员工想到或看到他就充满战斗力。他要有良好的自控力,以身作则,率先垂范,才能使下属听从指挥。他应对下属富有同情心,关心、理解下属,帮他们解决所遇到的难题,与部下沟通,促进彼此的相互了解;他要勇于承担责任,心甘情愿地去承担下属的过错与缺点,当下属犯了错以后,他就应当承认自己是一个失败的领导者,而推卸责任的管理人,就不配当领导,因为这样的人不具备一个干部所应具备的基本的素质和最基本的做人道德。

  2、中层干部要用自身的魅力和实力,让职工心甘情愿的服从和信赖,而不是其在领导职位上的权威。魅力源于实力,新形势下,供电企业发展对中层干部的能力建设提出了更高要求。中层干部要增强分析和判断意识,在行业复杂多变的改革中保持冷静的头脑,认真分析形势,具体预见力,自觉并坚定贯彻落实好上级的政策方针策略,紧紧围绕自己的“一亩三分地”做好本职工作,使自己的工作跟上时代发展的步伐。要服从大局,增强合作意识。要站在企业大局上,将本职工作有机的与企业其它发展战略结合,发挥高层决策的整体效应。要加强理论知识和业务知识的学习,努力学习、消化、吸收现代营销知识、现代科学管理体系和现代信息技术,不断更新知识库。

  (二)中层干部要全面提升执行力

  中层干部要成为合格的执行者应该努力提高以下九项能力。

  1、领导能力。中层干部提高完成任务执行力的过程,其实也就是提高自身对部门职工领导力的过程。因为要提高执行部门的执行力,不是光靠中层干部一人所能完成的,而是要靠带领部门所有职工的共同努力才能完成的。

  2、领悟能力。领悟力是对于一件事情的充分了解、正确判断,以及科学把握、合理决策的掌控程度的具体表现。一个优秀的中层干部首先要学会聆听,听懂、听全上级的意图,弄清楚上级希望你做什么,然后以此为目标来把握做事的程序、标准和要求。同时,对企业内外部环境都要能够准确把握,科学判断,从而适时调整自己,积极采取措施,使事情向着有利于企业及个人的方向发展。千万不要一知半解就开始埋头苦干,到头事倍功半,甚至前功尽弃。要清楚悟透一件事,胜过草率做十件事,并且会事半功倍。

  3、计划能力。中层干部的首要职责就是将上级的决策转化为具体的可执行的任务,并设立可衡量的、阶段性的目标,制订可操作的计划,将计划贯彻下去。如果仅是方向性的口号,而期待下属去自行理解和筹划行动,定会造成时间和资源的浪费及执行偏差。在计划的实施与检查中要把握关键问题和重点问题,不能因琐碎的工作,而影响了应该做的重要工作。

4、指挥能力。为了使部属有共同的方向可以执行制定的计划,适当的指挥是有必要的。指挥部属,首先要考虑工作分配,要检测部属与工作的对应关系,也要考虑指挥的方式,语气不好或是目标不明确,都是不好的指挥。而好的指挥可以激发部属的意愿,而且能够提升其责任感与使命感。要清楚指挥的最高艺术,是部属能够自我指挥。

  5、控制能力。控制就是追踪考核,确保目标达到、计划落实。虽然谈到控制会令人产生不舒服的感觉,然而企业的经营有其十分现实的一面,有些事情不及时加以控制,就会给企业造成直接与间接的损失。但是,控制若是操之过急或是控制力度不足,同样会产生反作用。控制过严使部属口服心不服,控制不力则可能现场的工作纪律也难以维持。要清楚最理想的控制,就是让部属通过目标管理方式实现自我控制。

  6、协调能力。任何工作,如能制定完善的计划、再下达适当的命令、采取必要的控制,工作理应顺利完成。但事实上,中层干部的大部分时间都必须花在协调工作上。协调不仅包括内部上下级、部门与部门之间的共识协调,也包括与外单位部门、客户之间的协调,要清楚最好的协调关系就是实现共赢。

  7、授权能力。任何人的能力都是有限的,作为中层干部不能像专责、班组一线员工那样事事亲历亲为,而要明确自己的职责就是培养下属共同成长,给自己机会,更要为下属的成长创造机会。部属是自己的一面镜子,也是延伸自己智力和能力的载体,要赋予下属责、权、利,下属才会有做事的责任感和成就感。成就下属,就是成就自己。

  8、判断能力。判断对于中层管理者来说非常重要,供电企业经营和运转错综复杂,常常需要中层管理者去了解事情的来龙去脉、因果关系,从而找到问题的真正症结所在,并提出解决方案,这就要求洞察先机,未雨绸缪。

  9、创新能力。要提高执行力,除了要具备以上这些能力外,更重要的还要有强烈的创新意识,这就需要不断地学习,把工作的过程当作一个系统的学习过程,不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。解决问题的过程,也就是向创新迈进的过程。因此,做任何一件事都可以认真想一想,有没有创新的方法使执行的力度更大、速度更快、效果更好。要清楚创新无极限,唯有创新,才能生存。

  (三)全面提升中层干部执行力需要把握的问题

  1、纪律。纪律是企业执行力当中最重要的环节,是企业的命脉。纪律不严,企业就会成为一盘散沙。只有严守纪律、令行禁止,一切行动听指挥,步调一致抓执行,才能确保上通下达政令畅通,才能完成企业既定的任务目标。

  2、速度。高校后勤企业里有好多事都是要用速度解决问题的,哪么中层干部在执行力上必须以速度做完保障。

3、细节。细节是执行力的差距所在,细节影响品质,细节体现品位,细节显示差异,细节决定成败。灿烂星河是因无数星星汇聚,伟业丰功也是由琐事小事积累,当把小事做精,把细节做亮的时候,执行力的问题也就会迎刃而解。

  4、平衡。即执行力与能力的平衡,能力是执行力的基础,执行力是能力的展现,没有能力的执行力是盲目的、初级的执行力。

  如果把后勤企业比做一个人,那么高层管理者就是脑袋,其要思考企业的战略,中层干部就是脊梁,要去协助大脑传达和执行命令到四肢——基层。中层干部的执行力不强,就像是脊梁很软,缺“钙”,支撑不了整个身体的正常活动;执行的方向和方式不对,就像是脊梁不正,整体的效果是歪的,这些都有悖于战略和计划的初衷。关于中层干部的作用美国麦卡锡学校出版的《改革领导人》一书,得出一个最新的结论:学校后勤能保持持续发展和改革,达到更高的业绩,关键的因素不在于领导,而在于后勤是否拥有一批懂业务,能经营、会管理、善沟通、愿拼搏、踏踏实实、公道正派、廉洁勤政、求真务实的中层干部。高校后勤社会化改革到今,每所学校的后勤企业规模都在不断的壮大,但是管理却是一个致命的瓶颈,他制约着我们的前进,尤其是对处在管理层的中间层的培养和使用上,现在有许多政府都将部门领导作为培养和重用目标,例如杭州每年选送管理干部去国外学习等。因此处在改革中的后勤只有一个目标:只有提高中层干部的执行力,才能真正提升企业的执行能力,企业才能更好的发展和壮大。

 

 

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